العناصر الأساسية لإدارة المشاريع: مفاتيح النجاح وتحقيق الأهداف” تتضمَّن إدارة المشاريع عدة عناصر أساسية لضمان نجاح تنفيذها وتحقيق الأهداف المرجوة، وأهم هذه العناصر هي:
1️⃣ الهدف والرؤية
- تحديد الغرض من المشروع وأهدافه النهائية.
- التأكد من توافقه مع الاستراتيجية العامة للمنظمة.
2️⃣ نطاق المشروع (Project Scope Management)
- تعريف حدود المشروع ومتطلباته بوضوح.
- تحديد المهام والأنشطة التي سيتم تنفيذها.
- تجنب “زحف النطاق” الذي يؤدي إلى زيادة غير مخططة في العمل.
نطاق المشروع توضع فيه قائمة بالأنشطة والمهام المطلوب إنجازها خلال فترة محددة، إلى جانب الأهداف التي تشمل النتائج المطلوب تحقيقها بعد التنفيذ. فإذا كان النطاق يسير وفق الخطة المحددة، ويتحكم به مدير المشروع بطريقة فعالة، فهذا يعني إتمام المشروع واكتماله وفق الوقت والميزانية والموارد المحددة، وتحقيق الغاية والهدف الأساسي من المشروع.
3️⃣ إدارة الوقت Time Management والجدول الزمني (Schedule)
- وضع خطة زمنية تشمل جميع مراحل المشروع.
- تحديد المواعيد النهائية لكل مرحلة.
- استخدام أدوات الجدولة مثل Gantt Chart أو Critical Path Method (CPM).
- لا شك أن إدارة الوقت بفاعلية وتنظيمه هو جزء أساسي من عملية إدارة المشاريع؛ لضمان إنجاز المشروع ضمن الجدول الزمني المحدد، ممّا يسهم في التقليل من مخاطر التأخير، وتجاوز التكاليف، إلى جانب تحسين الجودة الشاملة للمشروع.
- وتتضمّن الإدارة الناجحة للوقت تحديد المهام المطلوب إنجازها، وتقدير الوقت اللازم لكل مهمة، ووضع جدول زمني لذلك، بالإضافة إلى مراقبة التقدم في الإنجاز، وتعديل خطة المشروع حسب الضرورة.
4️⃣ الموارد (Resources)
- تحديد وتوفير الموارد المطلوبة مثل:
- الفريق البشري.
- المواد والأدوات.
- التكنولوجيا والبنية التحتية.
5️⃣ الميزانية وإدارة التكلفة (Budget & Cost Management)
- تقدير تكاليف المشروع ووضع ميزانية واضحة.
- مراقبة الإنفاق والتحكم في التكاليف.
- ضمان عدم تجاوز الميزانية المخططة.
وتشمل الميزانية المخصصة للمشروع وحجم المصروفات المطلوبة لكل الأنشطة، وفقا لما يلي:
- تكلفة النفقات المباشرة للمشروع: كالعمالة، والمُعَدّات، والمواد.
- النفقات غير المباشرة؛ كالنفقات في حالات الطوارئ والمخاطر.
- لذا لا بدّ من أن تكون كلٌّ من الميزانية والموارد المتاحة واضحة ومحددة، وتجري إدارتها بشكل فعال طوال مدة المشروع؛ من أجل إتمامه بأعلى جودة.
6️⃣ إدارة المخاطر (Risk Management):
- وهي التهديدات المحتملة التي يمكن أن تتسبب في فشل المشروع، ويقوم المختصون بمهام المخاطر بدراستها وتحليلها من أجل التوصل إلى ممارسات لتقليل أضرارها.
- تحديد وتحليل المخاطر المحتملة وتأثيرها.
- وضع خطط استجابة للتعامل مع المخاطر.
- متابعة المخاطر خلال جميع مراحل المشروع.
7️⃣ الجودة (Quality Management)
- ضمان تحقيق معايير الجودة المطلوبة.
- تنفيذ عمليات مراجعة وتدقيق لضمان الجودة.
- استخدام أدوات تحسين الجودة مثل Six Sigma و TQM.
8️⃣ التواصل (Communication Management)
- وضع خطة تواصل فعالة لضمان تدفق المعلومات بين الفرق.
- تنظيم الاجتماعات والتقارير لضمان متابعة المشروع.
- استخدام أدوات مثل Slack، Microsoft Teams، Trello.
9️⃣ أصحاب المصلحة (Stakeholder Management)
- تحديد جميع الأطراف المعنية بالمشروع.
- ضمان تلبية توقعاتهم واحتياجاتهم.
- التواصل المستمر معهم لضمان رضاهم عن التقدم.
🔹 الختام
تعمل هذه العناصر معًا لضمان نجاح المشروع وتحقيق أهدافه بكفاءة. يمكن تخصيص هذه العناصر وفقًا لطبيعة المشروع واحتياجات المنظمة. ✅
🔹 ما هو التحدي الأكبر الذي تواجهه في إدارة المشاريع؟ 🤔
إدارة الجودة Quality Management:
ويُقصد بها مدى تلبية المشروع للمُتطلَّبات، وتحقيقه للتوقُّعات التي وضعها أصحابه، ولتحقيق أعلى جودة، لا بدّ من التخطيط، والمتابعة والمراقبة الدائمة للمشروع؛ للتأكُّد من أنَّه سيحقّق المطلوب منه، مع أهمية التوازن والتنسيق بين العناصر الثلاثة سابقة الذكر.
وختاماً فإليك بعض الاسئلة والاجوبة حول موضوع: العناصر الأساسية لإدارة المشاريع
What are the major constraints in project management
✅ Answer:
The key constraints include:
Resources – The team, tools, and materials needed.
Scope – The work required to complete the project.
Time – The project schedule and deadlines.
Cost – The budget and financial resources.
Quality – The standards the project must meet.
Risk – Uncertain events that may affect the project.
Q1. You are a project manager of a company and you are assigned to a project that has already been decided to be out sourced. As a project manager, you need to organize a formal bid process and select the vendor for this project. Your senior management is forcing you to select a vendor which has a good relation with your senior management. What is the BEST course of action for you
A. Follow the formal bid process, and show the senior management about why the favored vendor is or is not the best choice
B. Report to legal department of your company.
C. Report to your Manager about this.
D. Get a written permission from your senior management to bypass the formal bid process.
A is the correct answer. The best option is to follow the formal bid process, and show the senior management about why the favored vendor is or is not the best choice.
Q2. The 2 years project has 200 work packages and a $20,000 budget. After one year, 100 work packages are completed and $10,000 has been spent.
Which of the following is TRUE?
A. The project need 50 work package to be completed in 6 months.
B. Not enough information available.
C. The project needs 50 work package to be completed in 3 months.
D. The project is on schedule and on budget.
B is the correct answer. There is Not enough information available about the project. What was planned? Do the remaining work packages require the same effort as the ones completed
Q3. Change Request is an input to
A. Define Scope
B. Perform Integrated Change Control
C. Direct and Manage Project Work
D. Monitor and Control Project Work
B is the correct answer. Change Request is an input to Perform Integrated Change Control.
Q4. You are a project manager of a company and you have been assigned to a project. You are now comparing actual project performance against project management plan. This belongs to which process
A. Define Scope
B. Perform Integrated Change Control
C. Direct and Manage Project Work
D. Monitor and Control Project Work
D is the correct answer. Comparing actual project performance against project management plan belongs to Monitor and Control Project Work process
